학원에는 다음의 장부 및 서류(양식)를 비치하고 이를 기록/유지하여야 합니다.

• 원칙(준영구) : 학원 등록시 교부함
• 등록증(준영구): 원본은 학습자가 잘 볼 수 있도록 게시하고, 복사본은 등록서류철에 같이 철하여 보관
• 등록관계서류철(준영구) : 보관관리에 철저를 기하여 주시고, 운영자 변경시 인계 인수 하여야 함.
• 현금출납부(5년) : 매일 수입, 지출을 명확하게 기재(월별로 누계)
  • 수입 : 수강료 수입, 기타 수입을 기재
  • 지출 : 인건비, 공공료금, 시설 및 유지비, 소모품비, 기타경비 등을 정확히 기재
  • 장부 : 간편장부 활용(세무관계를 투명하게)
• 수강료영수증원부(5년) : 수강료 납부시 영수증을 발급(원부는 보관 관리)
• 수강생대장(1년) : 교습과정(과목) 편성반별로 수강생의 성명, 주민등록번호, 주소, 전화번호, 입원년월일, 퇴원년월일 등을 정확하게 기재
• 직원명부(계속) : 강사 및 직원의 성명, 주민등록번호, 주소, 전화번호, 담당업무, 채용 년월일, 해임년월일 등을 정확히 기재 (이력서, 자격입증서류, 고용계약서 등 첨부)
• 수강생출석부(1년) : 교습기간이 3월이상인 경우 해당
• 문서의 접수 및 발송대장(3년) : 교육청 및 타기관과 학원간에 오고간 공문서의 번호를 기재 관리